Der KI-Telefonassistent, der rangeht, wenn Sie unter dem Auto liegen.

Der Telefon-Rezeptionist ist ein KI-Assistent, der unter Ihrer Rufnummer abnimmt, sobald Sie nicht rangehen können. Er spricht mit dem Anrufer, versteht, worum es geht, und erledigt das Anliegen: Termin, Rückruf oder Weiterleitung. Er sagt am Anfang klar, dass er ein KI-Assistent ist.

Beispiel Kfz-Werkstatt: Sie liegen unter einem Transporter, das Telefon klingelt zum dritten Mal. Früher: Mailbox, und der Kunde ruft die nächste Werkstatt an. Jetzt: Der Assistent nimmt ab, fragt nach Kennzeichen und Anliegen und bucht den HU-Termin für Donnerstag, 8:00 Uhr. Sie sehen die Zusammenfassung, wenn Sie wieder aufstehen.

Fünf Schritte, zwei Minuten. Der Anrufer merkt davon nur: Es hat jemand abgenommen und sich gekümmert.

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   Das Telefon klingelt.

   Sie gehen nicht ran, oder die Rufumleitung ist eingeschaltet. Nach zwei Sekunden übernimmt der Assistent.

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   Er nimmt ab und stellt sich vor.

   „Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Werkstatt Müller. Wie kann ich helfen?“ Der Anrufer weiß sofort, mit wem er spricht.

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   Er versteht das Anliegen.

   Termin, Frage, Rückruf oder Notfall. Er fragt nach, was fehlt: Name, Rückrufnummer, Kennzeichen, Adresse.

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   Er erledigt es.

   Terminwunsch im Kalender, Sie bestätigen. Rückrufwunsch notiert, Notfall sofort per SMS an Sie.

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   Sie bekommen die Zusammenfassung.

   Nach jedem Anruf eine kurze Nachricht per SMS oder E-Mail: Wer, was, wann, Rückrufnummer.

Sie müssen davon nichts einrichten. Wir nennen es trotzdem, damit Sie wissen, was im Hintergrund läuft.

• Ihre RufnummerIhre Nummer bleibt. Eine Rufumleitung schickt Anrufe zum Assistenten, wenn Sie nicht abnehmen oder wann immer Sie wollen.
• SpracherkennungVersteht Dialekt, Werkstattlärm und Fachbegriffe wie Zahnriemen oder Thermostatventil.
• Antwortlogik mit Ihrem WissenÖffnungszeiten, Leistungen, Einzugsgebiet, Ihre Regeln. Nur was Sie freigeben, sagt er auch.
• Kalender-AnbindungGoogle Kalender, Outlook oder Cal.com. Terminwünsche stehen dort, wo Sie sowieso hinschauen, und warten auf Ihr Okay.
• BenachrichtigungSMS oder E-Mail nach jedem Anruf. Bei Notfällen sofort per SMS, alles Weitere klären Sie direkt mit dem Anrufer.

Wir bauen, testen und schalten frei. Sie erzählen, prüfen und geben Ihr Okay.

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   Erstgespräch 30 Minuten · kostenlos

   Sie erzählen, was bei Ihnen reinkommt. Wir sagen ehrlich, ob der Assistent passt. Ihr Aufwand: 30 Minuten.

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   Einrichtung 1 bis 2 Wochen

   Wir bauen den Assistenten, verbinden Kalender und Telefon. Sie füllen einmal einen Fragebogen aus: etwa 60 Minuten.

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   Testphase 3 bis 5 Tage

   Sie rufen Ihren eigenen Assistenten an und hören, wie er antwortet. Was nicht passt, ändern wir. Etwa 30 Minuten.

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   Start 1 Tag

   Sie schalten die Rufumleitung ein. Wir sind am Starttag erreichbar und lesen die ersten Wochen jedes Protokoll mit. Etwa 10 Minuten.

Ein Telefon-Rezeptionist für eine Werkstatt oder einen Handwerksbetrieb braucht klare Grenzen. Diese hier gelten immer, unabhängig davon, was Sie sonst freigeben.

• Keine verbindlichen Preise.Richtwerte nennt er nur, wenn Sie das freigeben. Sonst verweist er auf Ihr Angebot.
• Keine Diagnose am Telefon.„Das ist bestimmt die Kupplung“ sagt er nie. Er nimmt die Beschreibung auf und gibt sie weiter.
• Er entscheidet keinen Notfall selbst.Klingt es dringend, stellt er durch, schickt Ihnen eine Nachricht oder verweist auf den Notruf.
• Keine Daten an Dritte.Was der Anrufer sagt, bleibt bei Ihnen.
• Er erfindet nichts.Weiß er etwas nicht, sagt er: „Das kläre ich mit dem Chef, wir rufen zurück.“
• Er gibt sich nicht als Mensch aus.Fragt jemand nach, bestätigt er, dass er ein KI-Assistent ist.

Ein KI-Assistent am Telefon muss sich an Regeln halten. Diese fünf gelten bei jedem Anruf, ab dem ersten Tag.

• KI-Hinweis zu Beginn.Der Assistent sagt in den ersten Sekunden, dass er ein KI-Assistent ist, und wo es Details zum Datenschutz gibt.
• Keine Tonaufnahme.Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Es entsteht eine schriftliche Zusammenfassung, keine Audiodatei.
• Datenschutzvertrag inklusive.Sie bekommen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Er regelt, wie wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten.
• Löschung auf Wunsch.Zusammenfassungen und Kontaktdaten löschen wir, wenn Sie es sagen.
• Details auf Nachfrage.Fragt ein Anrufer nach Datenschutz, nennt der Assistent Ihre Kontaktstelle und verweist auf Ihre Datenschutzerklärung.

Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung. Den Datenschutz-Abschnitt für Ihre eigene Website liefern wir vor dem Start mit.