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Termin

So funktioniert es

Vom ersten Gespräch zum laufenden KI-Rezeptionisten.

Wir bauen, trainieren und betreiben den Agenten. Sie tun nichts außer Termine wahrnehmen. Einrichtung typischerweise 1–2 Wochen, abhängig von Ihren Abläufen und Anbindungen. Hier sehen Sie den Ablauf — ohne Tech-Jargon, mit echten Zahlen.

Kurz zusammengefasst

  • • 30-Minuten-Erstgespräch klärt, ob KI in Ihrem Betrieb passt.
  • • Einrichtung 1–2 Wochen, Testphase 3–5 Tage.
  • • Voice antwortet in < 2 Sek., Chat in < 1 Sek.
  • • Website bei Hetzner in Nürnberg, AVV inklusive, monatlich kündbar.

Hinweis: Pilotphase

Wir sind neu am Markt und starten gerade mit den ersten Pilotbetrieben (Konditionen unter Preise). Die hier beschriebenen Prozesse sind Stand Pilot-Phase und werden laufend geschärft. Im Erstgespräch klären wir den realistischen Setup-Aufwand für Ihren konkreten Fall.

1

Erstgespräch — 30 Minuten

Sie erzählen, was bei Ihnen täglich reinkommt. Anrufe, Mails, Anfragen, Notfälle. Wir hören zu und stellen drei bis fünf konkrete Fragen. Am Ende sagen wir Ihnen direkt, ob KI bei Ihnen sinnvoll ist. Wenn nicht, sagen wir das auch — und es gibt keine Folge-Pitches.

Was wir wissen wollen

  • Wie viele Anrufe pro Tag bei Ihnen ankommen — geschätzt reicht
  • Welche Themen am häufigsten sind (Termine, Auskünfte, Notfälle, …)
  • Welche Tools Sie schon nutzen (Kalender, CRM, Telefonanlage)
  • Was Sie als Erfolg sehen würden — konkret, in Zahlen
2

Einrichtung — 1 bis 2 Wochen

Wir bauen den Agenten für Ihre Branche. Das passiert bei uns — Sie tun nichts. Die Dauer hängt von Branchen-Tiefe und Integrationen ab: in den meisten Betrieben 1–2 Wochen. Sonderwünsche wie eine Anbindung an Ihre Werkstatt- oder Handwerkersoftware prüfen wir vorher im Einzelfall. Folgende Schritte laufen parallel:

Was wir machen

  1. a

    Branchen-Wissensbasis aufbauen

    Wir trainieren den Agenten auf Ihre Branche, Ihre Tonalität und Ihre häufigen Anliegen. Beispiel Handwerk: Notfall vs. Routine erkennen. Beispiel Kfz: Panne vs. HU/AU-Termin.

  2. b

    Voice-Stack einrichten

    SIP-Trunk konfigurieren, Speech-to-Text auf Deutsch optimieren, Text-to-Speech mit gewünschter Stimme verknüpfen. Latenz-Ziel: < 2 Sekunden.

  3. c

    Tools integrieren

    Cal.com oder Ihr Kalender für die Terminvergabe, SMS und E-Mail für die Benachrichtigung, Ihre bestehende Telefonanlage per Rufumleitung. Bei komplexen Setups: bis zu 3 Tage extra.

  4. d

    Eskalations-Logik festlegen

    Was passiert, wenn der Bot nicht weiterweiß? Wer bekommt eine Notfall-SMS? Welche Anliegen gelten als dringend? Das definieren wir gemeinsam mit Ihnen.

3

Testphase — 3 bis 5 Tage

Bevor der Agent live geht, testen Sie ihn. Wir geben Ihnen einen Sandbox-Zugang. Sie rufen den Agenten an, chatten mit ihm, probieren auch fiese Sonderfälle aus. Was nicht passt, justieren wir.

Was Sie testen

  • • Tonfall — passt er zu Ihrem Betrieb?
  • • Fachsprache — kennt er Ihre Begriffe?
  • • Eskalation — leitet er Notfälle korrekt weiter?
  • • Termin-Logik — landen Terminwünsche im richtigen Kalender?

Wir justieren

  • • Antwort-Formulierungen
  • • Wissensbasis-Lücken
  • • Stimm-Geschwindigkeit/Tonlage
  • • Routing-Regeln
4

Go-Live

Wir schalten um. Ab sofort werden Anrufe und Chats vom Agenten beantwortet, rund um die Uhr. Terminwünsche landen im Kalender und warten auf Ihr Okay, komplexe Anliegen kommen mit Zusammenfassung in Ihren Posteingang.

Was Sie sehen

  • Terminwünsche im Kalender, Sie bestätigen sie
  • E-Mail-Zusammenfassungen für jedes nicht-Routine-Gespräch
  • Notfall-SMS bei kritischen Anliegen (wenn so konfiguriert)
  • Monatliches Reporting per E-Mail
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Laufende Betreuung

Hier ist der Unterschied zu Self-Service-Tools: Wir machen weiter. Konversationen werden von uns regelmäßig durchgeschaut. Wenn der Agent etwas falsch macht, melden wir uns bei Ihnen. Wenn neue Saisons kommen (Weihnachten, Sommer-Urlaub, Notfall-Bereitschaft), passen wir die Logik an.

Laufend

Wir sehen Gespräche regelmäßig durch und melden uns bei Auffälligkeiten

Monatlich

Bericht per E-Mail mit Gesprächsstatistik, Tonalitäts-Check, kleinere Anpassungen

Quartalsweise

Strategie-Review: Was läuft, was nicht, was ändern wir?

Häufige Fragen

Wie schnell antwortet ein KI-Rezeptionist?
Voice in unter 2 Sekunden, Chat in unter 1 Sekunde. Das prüfen wir in der Testphase mit Ihnen gemeinsam.
Was passiert, wenn der Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Er erkennt das, leitet weiter und hinterlässt eine kurze Zusammenfassung des Anliegens in Ihrem Posteingang oder Ticket-System.
Welche Sprache spricht der Agent?
Deutsch in der gewünschten Tonalität (Sie/Du, regional/hochdeutsch). Andere Sprachen optional, sofern Bedarf besteht.
Brauche ich eine bestimmte Telefonanlage?
Nein. Wir arbeiten mit jedem SIP-fähigen Anbieter. Falls Sie noch eine alte Anlage haben, regeln wir die Umstellung im Setup.
Was passiert mit meinen Daten?
Hosting bei Hetzner in Deutschland. AVV inklusive. Anrufdaten werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht, sofern Sie keine längere Aufbewahrung wünschen.
Wie viel kostet das?
Vier Pakete mit Website: Starter Chat 179 €/Monat, Voice Solo 399 €, Business Combo 549 €, Pro Multi-Standort ab 1.690 €. Dazu einmalig ein Setup ab 1.490 €. Alles Festpreise, keine Umsatzsteuer. Mehr zu den Paketen.

Erstgespräch

Klar genug? Dann lassen Sie uns 30 Minuten reden.

Sie erzählen Ihren Use-Case. Wir sagen, ob es für Sie passt.

Freie Zeiten sehen Sie direkt in unserem Kalender und buchen dort mit wenigen Angaben.

Freie Termine ansehen Lieber per E-Mail anfragen

Drei Mini-Antworten

  • Muss ich was vorbereiten?

    Nein. Ein Gespräch reicht.

  • Was kostet das Erstgespräch?

    Nichts. 30 Minuten, unverbindlich.

  • Wann ist der nächste freie Termin?

    Unser Kalender zeigt freie Zeiten sofort.

Lieber direkt schreiben? info@ampliva.de