KI-Telefonassistent einrichten lassen oder selbst machen?

Ein KI-Telefonassistent (auch KI-Rezeptionist) nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb gerade niemand kann. Er versteht frei gesprochene Sätze, beantwortet Fragen aus Ihrem Betriebswissen, nimmt Termin- und Rückrufwünsche auf und schickt Ihnen eine Zusammenfassung.

Anders als bei der Mailbox spricht der Anrufer nicht ins Leere. Anders als beim Sprachmenü („Drücken Sie die 1“) wählt er keine Tasten, sondern sagt sein Anliegen, und der Assistent fragt nach. Mehr dazu: Was ist ein KI-Rezeptionist?

Kurz gesagt: Ein KI-Telefonassistent ist eine zusätzliche Kraft am Telefon. Er geht ran, wenn sonst die Mailbox rangehen würde, und ersetzt niemanden im Team.

Egal ob Sie selbst einrichten oder einrichten lassen: Diese Schritte gehören dazu.

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   Anrufe erfassen

   Wer ruft wann mit welchem Anliegen an? Eine Woche Strichliste reicht meist.

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   Aufgaben festlegen

   Fragen beantworten, Terminwünsche aufnehmen, Rückrufe notieren, Notfälle melden. Klein anfangen.

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   Betriebswissen hinterlegen

   Leistungen, Preisrahmen, Öffnungszeiten, Einzugsgebiet und die häufigsten Fragen.

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   Gesprächsablauf und Übergaberegel

   Begrüßung mit KI-Hinweis, welche Angaben abgefragt werden und wann ein Mensch übernimmt.

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   Nummer anbinden

   Per Rufumleitung, Ihre Nummer bleibt.

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   Testen

   Testanrufe für jedes Anliegen und für schwierige Fälle.

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   Live schalten und nachjustieren

   Gesprächsnotizen der ersten Wochen lesen und Lücken schließen.

Anbindungen

Wichtig sind drei: ein Kalender für Terminwünsche, die Übergabe an den Betrieb und die Benachrichtigung per SMS oder E-Mail nach jedem Anruf. Eine Anbindung an ein CRM (Kundenverwaltung) lohnt sich nur, wenn Sie eines nutzen.

Ein Assistent, der ungetestet live geht, macht seine Fehler bei Ihren Kunden. Deshalb vor dem Start:

• Für jedes Anliegen mindestens einen Testanruf, zum Beispiel Terminwunsch, Preisfrage und Notfall.
• Grenzfälle durchspielen: zwei Anliegen in einem Anruf, unklare Namen, ein verärgerter Anrufer, starker Dialekt.
• Stufenweise starten: erst außerhalb der Öffnungszeiten, dann auch tagsüber, wenn niemand rangeht.
• In den ersten ein bis zwei Wochen jede Gesprächsnotiz lesen und nachbessern.

Managed Service heißt: Ampliva richtet ein, testet und betreut. Für Sie ist das ein Komplettservice ohne Technikwissen: Sie liefern das Wissen über Ihren Betrieb, den Rest machen wir. Live geht nur, was Sie freigegeben haben. Den ganzen Ablauf zeigt So funktioniert's.

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   Erstgespräch 30 Min.

   Kostenlos per Telefon oder Video. Wir sagen ehrlich, ob sich ein Assistent lohnt, auch wenn die Antwort Nein ist.

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   Einrichtung ca. 1 Std. für Sie

   Sie füllen einen Sammelbogen aus. Wir bauen Wissensbasis, Gesprächsablauf, Übergaberegeln und Benachrichtigung. Dauer ein bis zwei Wochen.

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   Testphase ca. 30 Min. für Sie

   Drei bis fünf Tage. Wir testen nach einem festen Verfahren, auch mit schwierigen Anrufen. Sie rufen selbst an und prüfen die Antworten.

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   Start ca. 10 Min.

   Sie schalten die Rufumleitung ein, wir sind am ersten Tag erreichbar.

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   Betreuung ca. 10 Min. im Monat

   Wir pflegen die Wissensbasis, lesen Gesprächsnotizen und schicken einen Monatsbericht.

Beispiele aus Handwerk und Werkstatt

Fällt samstags eine Heizung aus, gibt der Assistent einen Sicherheitshinweis, bei Gefahr den Hinweis auf den Notruf 112, und schickt sofort eine SMS an den Betrieb. In der Reifenwechsel-Saison nimmt er Fahrzeug, Wunschtermin und Rückrufnummer auf. Termine sind ein Wunsch, der Betrieb bestätigt. Mehr für Handwerksbetriebe und Kfz-Werkstätten.

Was es kostet

Festpreise und Endpreise: Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) berechnet Ampliva keine Umsatzsteuer. Das Modul Telefon-Assistent für Betriebe mit eigener Website kostet 229 € im Monat und 490 € Einrichtung, mit 300 Gesprächsminuten. Das Paket Voice Solo mit neuer Website kostet 399 € im Monat und 1.990 € Einrichtung, mit 500 Gesprächsminuten. Jede weitere Minute kostet 29 Cent. Bei 12 Monaten Laufzeit halbiert sich die Einrichtung der Pakete (Voice Solo 995 €), Module kosten dann 0 € Einrichtung. Wer das Jahr im Voraus zahlt, zahlt keine Einrichtung. Für die ersten fünf Kunden bis 30.11.2026 entfällt die Einrichtung bei 12 Monaten ganz, monatlich gibt es 25 % Rabatt darauf. In der monatlichen Variante ohne Mindestlaufzeit, kündbar mit einem Monat Frist. Alle Pakete auf der Preisseite.

Ihr Ansprechpartner ist Fabian Schütze aus Mühlenbeck (Oberhavel), für Berlin, Oberhavel, Barnim und Leipzig. Wie das klingt, hören Sie unter 030 417 369 22, dort nimmt unser KI-Assistent ab.

• KI-Hinweis: Seit August 2026 muss eine KI sich zu Gesprächsbeginn zu erkennen geben (EU-KI-Verordnung, Art. 50).
• Datenschutzerklärung anpassen (DSGVO Art. 13).
• AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit dem Anbieter (DSGVO Art. 28).
• Tonaufnahme nur mit Einwilligung (§ 201 StGB).

Bei Ampliva ist das ab Werk erledigt: Der Assistent sagt in den ersten Sekunden, dass er ein KI-Assistent ist, zeichnet keinen Ton auf, und Sie bekommen einen unterschriftsfertigen AVV und den Datenschutz-Abschnitt für Ihre Website. Wie Ampliva selbst mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung.