Für Kfz-Werkstätten und Autohäuser
KI-Telefonassistent für Kfz-Werkstatt und Autohaus: Er geht ran, wenn Sie unter dem Auto liegen
Ein KI-Telefonassistent (auch KI-Rezeptionist genannt) nimmt in Ihrer Autowerkstatt ab, wenn niemand kann: an der Annahme, unter der Hebebühne, nach Feierabend und am Wochenende. Er notiert Fahrzeug, Anliegen und Terminwunsch für HU, Inspektion oder Reifenwechsel und schickt Ihnen alles per SMS. Ampliva richtet ihn ein, testet und betreut ihn, zum Festpreis ab 229 Euro im Monat.
- Nimmt 24/7 an
- Termin als Wunsch, Sie bestätigen
- Keine Tonaufnahme
- Eingerichtet und betreut
01 · Das Problem
Das Telefon klingelt, und keiner hat eine Hand frei.
Der Meister steht unter dem Auto, der Serviceberater übergibt gerade einen Wagen, und morgens kommen drei Anrufe auf einmal. Nach Feierabend und am Samstagnachmittag nimmt niemand ab. Wer ein Problem mit seinem Auto hat, wartet selten auf den Rückruf. Er ruft die nächste Werkstatt an.
Der KI-Telefonassistent schließt genau diese Lücke. Er nimmt ab, wenn Sie nicht können, rund um die Uhr und auch, wenn Ihre Leitung besetzt ist. Wie viele Gespräche gleichzeitig laufen sollen, legen wir bei der Einrichtung passend zu Ihrem Anrufaufkommen fest.
Kurz gesagt: Der Assistent ist eine zusätzliche Kraft am Telefon. Er ersetzt niemanden in Ihrer Werkstatt, er sorgt dafür, dass Anrufe nicht mehr ins Leere gehen.
02 · Beispiel
So läuft ein Werkstatt-Anruf, Schritt für Schritt.
Ein ausgedachtes Beispiel: Samstag, 18:40 Uhr. Die Werkstatt Müller hat geschlossen, Herr Schulz ruft wegen seines Golfs an.
- Assistent„Guten Abend, hier ist der KI-Assistent der Werkstatt Müller. Es gibt keine Tonaufnahme, Hinweise zum Datenschutz stehen auf unserer Website. Wie kann ich helfen?“
- Anrufer„Bei meinem Golf ist der TÜV fällig, und Winterreifen bräuchte ich auch.“
- Assistent„Gern, also Hauptuntersuchung und Räderwechsel. Welches Baujahr hat der Golf? Und möchten Sie mir das Kennzeichen nennen? Das ist freiwillig.“
- Anrufer„Baujahr 2017. Das Kennzeichen sage ich lieber vor Ort.“
- Assistent„Kein Problem. Wann würde es Ihnen passen?“
- Anrufer„Dienstagvormittag wäre gut.“
- Assistent„Ich notiere Dienstagvormittag als Wunsch, die Werkstatt bestätigt ihn. Unter welchem Namen und welcher Nummer erreicht man Sie? … Zusammengefasst: HU und Räderwechsel für einen Golf von 2017, Wunsch Dienstagvormittag, Rückruf an Herrn Schulz. Stimmt das so?“
Noch während Herr Schulz auflegt, bekommt die Werkstatt die Zusammenfassung per SMS oder E-Mail, und der Wunsch steht als Anfrage im Kalender. Am Montag um halb acht bestätigt der Meister den Termin. Herr Schulz hat nicht bei der nächsten Werkstatt angerufen.
03 · Anliegen
Welche Anrufe der Assistent in der Werkstatt aufnimmt.
Er unterscheidet die typischen Werkstatt-Anliegen und fragt jeweils nur nach, was Sie brauchen.
| Anliegen | Was er fragt | Was Sie bekommen |
|---|---|---|
| HU/AU („TÜV“) | Fahrzeug, Baujahr, Kennzeichen freiwillig, Wunschtag; auf Wunsch Ihre HU-Tage | Terminwunsch im Kalender plus SMS |
| Inspektion, Ölwechsel, Klimaservice | Marke, Modell, Baujahr, Kilometerstand, Ersatzwagen ja oder nein | Terminwunsch, Ersatzwagen und Hol- und Bringservice als Wunsch |
| Reifenwechsel, Einlagerung | Fahrzeug, eingelagert bei Ihnen oder nicht, Wunschzeitraum | Terminwunsch zum Staffeln |
| Reparatur, gelbe Warnleuchte, Geräusch | Was passiert ist, seit wann, ob das Auto noch fährt | Rückrufwunsch oder Terminwunsch, ohne Ferndiagnose |
| „Ist mein Auto fertig?“ | Name, Nummer, Kennzeichen oder Auftrag | Rückrufwunsch, sofort weitergegeben |
| Panne, rote Warnleuchte, Unfall | Wo, was, Rückrufnummer | Sicherheitshinweis an den Anrufer, sofort SMS an Sie |
Den Stand einer Reparatur nennt er nur mit Anbindung an Ihre Werkstattsoftware, und die ist kein Standard. Die Rückrufbitte mit Kennzeichen spart Ihnen trotzdem das Hinterhertelefonieren.
04 · Saison
Reifensaison und HU-Welle: wenn das Telefon nicht mehr stillsteht.
Zweimal im Jahr wird es eng: im Frühjahr rund um Ostern und im Herbst ab Oktober. Die Faustregel „von O bis O“ ist nur eine Orientierung, keine Pflicht (ADAC), aber genau dann rufen viele gleichzeitig an. Dazu kommen die HU-Termine, die übers Jahr fällig werden.
Der Assistent fängt diese Spitzen ab, ohne dass Sie jemanden zusätzlich einstellen. Sie verteilen die Wünsche danach über die Woche. Sagen Sie uns, dass Sie ausgebucht sind, sagt er das ehrlich, statt Termine zu nennen, die Sie nicht halten können.
05 · Grenzen
Was der Assistent in der Werkstatt nie tut.
- Keine Ferndiagnose. „Das ist bestimmt die Lambdasonde“ sagt er nie. Er ordnet nur grob ein: Bei roter Warnleuchte gibt er den Sicherheitshinweis, alles andere nimmt er als Rückruf- oder Terminwunsch für Ihre Werkstatt auf.
- Keine verbindlichen Preise. Den Kostenvoranschlag macht Ihr Meister. Der Assistent nennt höchstens Festpreise oder Richtwerte, die Sie freigegeben haben.
- Keine Aussage zur Verkehrssicherheit. „Damit können Sie noch fahren“ gibt es von ihm nicht.
- Keine Zusagen zu Garantie, Gewährleistung oder Kulanz. Das entscheiden Sie im Einzelfall.
- Keine festen Termine. Er nimmt Wünsche auf, Sie bestätigen.
Bei Panne oder roter Warnleuchte Der Assistent gibt einen Sicherheitshinweis, verweist auf die Pannenhilfe und bei Gefahr für Menschen auf die 112. Gleichzeitig geht sofort eine SMS mit Rückrufnummer an Sie. Er stellt nicht durch, Sie rufen direkt zurück.
06 · Technik
Ihre Nummer bleibt, Ihre Telefonanlage auch.
Der Assistent hängt an einer Rufumleitung. Sie entscheiden, wann er rangeht: wenn besetzt ist, wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt, oder ganz nach Feierabend und am Wochenende. Das geht mit fast jedem Anschluss; bei Telefonanlagen prüfen wir die Umleitung im Erstgespräch. Schalten Sie die Umleitung aus, ist alles wie vorher.
Nach jedem Anruf bekommen Sie eine kurze Zusammenfassung per SMS oder E-Mail: Name, Rückrufnummer, Fahrzeug, Anliegen, Terminwunsch. Stammkunden, die direkt den Meister sprechen wollen, notiert er als Rückrufwunsch. Wie der Assistent im Allgemeinen arbeitet, steht auf der Seite KI-Telefonassistent.
07 · Für wen
Für freie Werkstätten, Autohäuser, Reifendienste und Karosseriebetriebe.
Für Autohäuser gilt eine klare Trennung: Der Assistent nimmt Service-Termine und Rückfragen an der Service-Annahme auf. Bei Verkaufsanfragen notiert er, welches Fahrzeug interessiert, und gibt einen Rückrufwunsch an den Verkauf weiter. Beratung und Verkauf bleiben beim Menschen.
-
Freie Werkstatt
Alle Marken, ein kleines Team, die Annahme ist oft gleichzeitig Werkstatt. Hier geht am meisten verloren, wenn das Telefon ins Leere klingelt.
-
Autohaus-Service und Markenwerkstatt
Der Assistent entlastet die Service-Annahme bei Terminwünschen und Rückfragen. Verkaufsanfragen nimmt er als Rückrufwunsch für den Verkauf auf, ohne selbst zu Fahrzeugen zu beraten.
-
Reifendienst
Zweimal im Jahr klingelt das Telefon ununterbrochen. Der Assistent nimmt Wechsel- und Einlagerungswünsche auf, damit Sie die Termine in Ruhe staffeln.
-
Karosserie und Lack
Unfallschaden, Delle, Kratzer: Er notiert, was passiert ist und ob ein Gutachten oder ein Ersatzwagen gebraucht wird. Die Einschätzung macht Ihr Fachmann.
08 · Kosten
Was der KI-Telefonassistent für Ihre Werkstatt kostet.
Festpreise, offen genannt. Werkstätten ohne oder mit veralteter Website nehmen Voice Solo, die neue Website ist dort inklusive. Wer seine Website behalten will, bucht das Modul Telefon.
| Merkmal | Voice Solo | Modul Telefon |
|---|---|---|
| Enthalten | Telefonassistent und neue Website | Nur Telefonassistent, Ihre Website bleibt (oder Sie haben keine) |
| Pro Monat | 399 € | 229 € |
| Einrichtung | 1.990 €, mit 12 Monaten Laufzeit 995 € | 490 €, mit 12 Monaten Laufzeit 0 € |
| Minuten inklusive | 500 pro Monat (etwa 250 Anrufe) | 300 pro Monat (etwa 150 Anrufe) |
| Jede weitere Minute | 0,29 € | 0,29 € |
Bei Zahlung für ein Jahr im Voraus entfällt die Einrichtung ganz. Für die ersten fünf Kunden gilt bis zum 30.11.2026: 0 € Einrichtung bei 12 Monaten Laufzeit, bei monatlicher Zahlung 25 Prozent Rabatt auf die Einrichtung (Voice Solo 1.493 €, Modul Telefon 367,50 €). Der Monatsbeitrag bleibt gleich. Ampliva ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die Preise sind Endpreise. Telefon und Chat zusammen gibt es in der Business Combo, alle Pakete stehen unter Preise.
Ob es sich lohnt, rechnen Sie am besten mit Ihren eigenen Zahlen: Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen nach Feierabend und während der Annahme verloren, und was bringt Ihnen eine einzige Inspektion? Mehr dazu im Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent?
09 · Recht
KI-Hinweis, keine Tonaufnahme, Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Der Assistent sagt in den ersten Sekunden, dass er ein KI-Assistent ist. Das verlangt die EU-KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 (Art. 50 KI-VO). Gespräche werden nicht als Ton aufgezeichnet, denn ein heimlicher Mitschnitt ist strafbar (§ 201 StGB). Gespeichert wird nur der Text, er wird nach 30 Tagen gelöscht.
Kennzeichen sind personenbezogene Daten: Der Assistent fragt sie nur ab, wenn es für das Anliegen nötig ist, und die Angabe bleibt freiwillig. Nach Geburtsdatum, Bank- oder Ausweisdaten fragt er nie. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und den passenden Abschnitt für Ihre Datenschutzerklärung. Wie Ampliva selbst mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung.
10 · Start
In ein bis zwei Wochen startklar, ohne dass Sie etwas einrichten.
Ampliva ist ein Managed Service: Wir richten den Assistenten ein, testen ihn und betreuen ihn. Sie müssen nichts konfigurieren. Wir sitzen in Mühlenbeck (Oberhavel). In Berlin, Oberhavel und Barnim kommen wir auf Wunsch in die Werkstatt, in Leipzig läuft alles per Telefon oder Video, persönlich nach Absprache. Wie das im Detail abläuft, steht unter So funktioniert’s, alles rund um die Einführung im Ratgeber KI-Telefonassistent einrichten lassen.
-
Erstgespräch
Sie erzählen, welche Anrufe bei Ihnen reinkommen und wann es eng wird. Wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent für Ihre Werkstatt lohnt.
-
Einrichtung
Sie füllen einmal einen Sammelbogen aus: Leistungen, Marken, Öffnungszeiten, HU-Tage, Ersatzwagen, Hol- und Bringservice. Wir bauen daraus das Wissen Ihres Assistenten.
-
Testphase
Wir rufen mit typischen Werkstatt-Fällen an, auch Panne, rote Warnleuchte und Dialekt. Danach rufen Sie selbst an. Was nicht passt, korrigieren wir, bevor ein echter Kunde anruft.
-
Start
Sie schalten die Rufumleitung ein. Wir sind am ersten Tag erreichbar und betreuen den Assistenten danach laufend (in den Paketen mit monatlichem Bericht).
Zum Ausprobieren rufen Sie unseren eigenen Assistenten an: 030 417 369 22. In einer Minute hören Sie, wie er klingt und wie er nachfragt. Wie das mit den Daten Ihrer Werkstatt aussieht, zeigen wir im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten).
FAQ
Häufige Fragen
Kann der KI-Telefonassistent Werkstatttermine für HU, Inspektion oder Reifenwechsel vereinbaren?
Er nimmt den Terminwunsch auf: Leistung, Fahrzeug, Wunschzeit, Name und Rückrufnummer. Der Wunsch landet als Anfrage in Ihrem Kalender und kommt per SMS zu Ihnen. Sie bestätigen den Termin, erst dann ist er fest. So vergibt der Assistent nie einen Platz, den Sie nicht haben.
Was passiert bei einer Panne oder einer roten Warnleuchte?
Er gibt einen Sicherheitshinweis: sicher anhalten, Motor aus, Pannenhilfe rufen, bei Gefahr für Menschen die 112. Gleichzeitig geht sofort eine SMS mit Rückrufnummer an Ihre Werkstatt. Er stellt keine Ferndiagnose und sagt nie, dass man noch weiterfahren kann.
Kann der Assistent sagen, ob ein Auto fertig ist?
Nicht ohne Anbindung an Ihre Werkstattsoftware, und die ist kein Standard. Er nimmt die Frage als Rückrufwunsch mit Name, Nummer und auf Wunsch Kennzeichen auf und gibt sie sofort an Sie weiter. Sie rufen zurück, sobald Sie Bescheid wissen.
Funktioniert der Assistent mit unserer bestehenden Nummer und Telefonanlage?
Ja. Ihre Nummer bleibt. Eine Rufumleitung schickt Anrufe zum Assistenten, wenn besetzt ist, wenn niemand abnimmt oder nach Feierabend. Das geht mit fast jedem Anschluss; bei Telefonanlagen prüfen wir die Umleitung im Erstgespräch. Schalten Sie die Umleitung aus, ist alles wie vorher.
Nennt der Assistent Preise oder Kostenvoranschläge?
Keine verbindlichen Reparaturpreise. Er nennt höchstens Festpreise oder Richtwerte, die Sie ausdrücklich freigegeben haben, zum Beispiel für den Räderwechsel. Den Kostenvoranschlag macht Ihr Meister nach der Prüfung am Fahrzeug.
Wird das Gespräch mit dem Werkstattkunden aufgezeichnet?
Nein, es gibt keine Tonaufnahme. Der Assistent sagt am Anfang, dass er ein KI-Assistent ist, und weist auf die Datenschutzhinweise hin. Gespeichert wird nur der Text des Gesprächs, nach 30 Tagen wird er gelöscht. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie von uns.
Versteht die KI Fachbegriffe und Dialekt?
Ja. Er kennt Begriffe wie HU, AU, TÜV, Inspektion, Zahnriemen oder Motorkontrollleuchte. Bei starkem Dialekt wiederholt er das Verstandene zur Bestätigung. Er spricht Deutsch und Englisch, je nachdem, wie der Anrufer spricht.
Ruft der Assistent auch selbst an, zum Beispiel für HU-Erinnerungen?
Nein, das bieten wir derzeit nicht an. Der Assistent nimmt nur eingehende Anrufe an.
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Wir sagen ehrlich, ob es bei Ihnen Sinn ergibt.
Sie erzählen, was bei Ihnen reinkommt. Wir sagen, ob ein KI-Assistent passt. Wenn nicht: keine Rechnung, keine Folge-Mails.
Unter dieser Nummer nimmt unser KI-Assistent rund um die Uhr ab. Hören Sie selbst, wie er klingt.